Od trenutka kada je 2004. godine osnovana Agencija za privredne registre (APR), Srbija je napravila značajan iskorak u modernizaciji i digitalizaciji poslovnog okruženja. Zahvaljujući digitalnim rešenjima, danas gotovo svaki privredni subjekt može da obavi ključne administrativne postupke od kuće ili kancelarije, bez čekanja u redovima i bez gomile papira.
Digitalizacija nije samo trend – ona je postala osnovna potreba u savremenom poslovanju, posebno za mala i srednja preduzeća koja žele da efikasno posluju i prate zakonske procedure bez suvišnog birokratskog opterećenja. Elektronska registracija je pritom i važan signal da država nastoji da pojednostavi poslovanje i smanji troškove privredi.
Kako je sve počelo – od papira do eReps portala
Prvi pomaci ka elektronskom podnošenju zahteva dogodili su se 2018. godine, kada je omogućeno da se osnivanje preduzetnika i jednočlanih DOO prijavi u elektronskoj formi. Prava transformacija, međutim, nastupila je sredinom 2023. godine, od tada je podnošenje registracionih prijava za osnivanje društava sa ograničenom odgovornošću (DOO), akcionarskih društava (AD), komanditnih i ortačkih društava moguće isključivo elektronski.
Digitalizacija se proširila i na ostale tipove zahteva – od promena podataka, preko brisanja subjekata, do statusnih promena i rezervacije naziva.
Ovaj iskorak predstavlja ne samo tehničku inovaciju, već i snažnu poruku da je digitalno poslovanje u Srbiji dostiglo zrelost. Danas se sve više zahteva podnosi isključivo elektronski, a eReps portal postao je nezaobilazna platforma za svakog preduzetnika ili menadžera.
Koje sve zahteve možete podneti elektronski
Putem portala APR-a – eReps – danas je moguće podneti gotovo sve registracione zahteve. Neki od njih su u potpunosti digitalizovani, što znači da se ne samo prijava, već i odgovor APR-a, dostavlja u elektronskoj formi. Tu spadaju:
– Osnivanje svih pravnih formi (DOO, AD, KD, OD, zadruge, ogranci…)
– Promene podataka (naziv, sedište, vlasnička struktura, likvidacija, statusne promene)
– Brisanje iz registra
– Promena pravne forme
– Žalbe
– Rezervacija naziva
– Ispravka tehničke greške
– Izdavanje izvoda i rešenja
Istovremeno, deo zahteva je još uvek delimično digitalizovan – podnose se elektronski, ali se odgovor dobija u tradicionalnoj, papirnoj formi. Primeri uključuju: zahteve za potvrde, prepis rešenja, izdavanje kopija dokumenata ili povraćaj pogrešno uplaćenih sredstava.
Šta vam je potrebno – tehnički i pravni preduslovi
Iako ceo postupak na prvi pogled deluje jednostavno, u praksi uspešno podnošenje elektronske prijave putem portala eReps zavisi od ispunjenosti nekoliko važnih tehničkih i pravnih preduslova:
– Registrovan nalog na portalu eUprava ili kod APR-a
– Kvalifikovani elektronski potpis izdat od domaćeg sertifikovanog tela (strani sertifikati nisu priznati)
– Instaliranu aplikaciju NEXU za potpisivanje dokumenata
– Čitač kartica (ako se koristi USB smart kartica)
– Platnu karticu za online plaćanje jer se sve takse plaćaju isključivo elektronski, unutar sistema koji automatski obračunava naknadu
Elektronski potpis koristi se ne samo za potpisivanje same prijave, već i za potpisivanje svih priloženih dokumenata. Pritom, važno je da potpis bude validan u trenutku podnošenja zahteva, a izuzetak je moguć samo ako dokument sadrži kvalifikovani vremenski žig što je u praksi retkost.
Elektronski dokumenti – pravna valjanost i digitalizacija
Prilikom podnošenja elektronske prijave, svi dokumenti moraju biti u PDF formatu i potpisani kvalifikovanim elektronskim potpisom. Postoje dve osnovne kategorije elektronskih dokumenata:
– Izvorno elektronski dokumenti – nastali u digitalnom obliku i direktno potpisani kvalifikovanim potpisom.
– Digitalizovani papirni dokumenti – skenirani originali koji zatim bivaju potpisani elektronskim potpisom.
Prema Zakonu o elektronskom dokumentu i Zakonu o postupku registracije u APR-u digitalizaciju može izvršiti:
– Lice čiji je dokument
– Advokat, ako je ujedno punomoćnik u postupku
– Javni beležnik
U praksi, često se javljaju dileme – na primer, ako je skupština preduzeća donela neki akt, on ne može biti potpisan od strane bilo kog zaposlenog, već isključivo od zakonskog zastupnika, odnosno lica koje je ovlašćeno, ili zaposlenog uz odgovarajuće punomoćje.
Kako zapravo izgleda postupak elektronskog podnošenja prijave?
Sam proces je, u najjednostavnijem obliku, jasan, logičan i izgleda ovako:
– Pristupa se portalu eReps
– Popunjava se odgovarajuća forma (osnivanje, promena, brisanje itd.)
– Prilažu se dokumenti, uz poštovanje svih pravila o digitalnom potpisivanju
– Naknada se plaća elektronski, unutar aplikacije
– Zahtev se elektronski potpisuje i podnosi
Nakon toga, sistem automatski prosleđuje dokumentaciju APR-u – pisarnici, a zatim registratoru, koji odlučuje o zahtevu. O statusu postupka moguće je imati uvid putem samog portala.
Ko sve može biti podnosilac zahteva?
Zahtev uvek mora biti potpisan od strane ovlašćenog lica. Najčešće je to zakonski zastupnik privrednog društva, ali u praksi često se angažuju i punomoćnici, najčešće advokati, koji u ime klijenata obavljaju celokupan proces – od pripreme dokumentacije do podnošenja prijave.
Važno je istaći da nije presudno ko je korisnik naloga putem kojeg se prijava šalje, već da li je dokument validno potpisan od strane ovlašćenog lica ili punomoćnika sa odgovarajućim punomoćjem.
Značaj stručne podrške u elektronskoj registraciji
Iako e-registracija na prvi pogled deluje jednostavno, iza nje stoje precizne pravne i tehničke norme koje zahtevaju pažljivo razumevanje. U praksi, mnogi zahtevi bivaju odbijeni zbog tehničkih propusta, nepravilne digitalizacije dokumenata ili netačnog potpisivanja.
U tom smislu, angažovanje stručnog lica, advokata ili iskusnog pravnika koji je upućen u rad sa APR-om, može biti ključno. Oni ne samo da poznaju aktuelne propise, već i prate sve tehničke i pravne novine koje se stalno menjaju. To znači manju verovatnoću za odbijanje prijave, manju potrebu za ispravkama i brže sprovođenje celog postupka.
Šta nas očekuje u budućnosti
Dalji razvoj digitalizacije poslovanja u Srbiji već se najavljuje – od jeseni se uvodi mogućnost korišćenja elektronskog potpisa putem cloud servisa. Time će se dodatno pojednostaviti proces potpisivanja dokumenata, jer više neće biti neophodno korišćenje smart kartica i čitača.
Advokati kao važan partner u procesu elektronske prijave
Elektronska prijava u APR-u nije samo korak ka digitalnoj budućnosti, ona je danas realnost za sve koji osnivaju firmu ili upravljaju postojećom. Sistem je efikasan, transparentan i dostupan 24 časa dnevno. Ipak, kao i svaki administrativni postupak, zahteva preciznost i poznavanje pravila.
U situacijama kada je neophodna veća sigurnost, ili kada se postupak vodi u ime klijenta, mogućnost da se sve obavi stručno, tačno i pravovremeno može predstavljati razliku između odbijene i uspešno rešene prijave.
