Da bi proizvođač fonograma ostvarivao svoja prava preko OFPS-a, neophodno je da izvrši prijavu svojih fonograma, na način i po proceduri koju je odredila sama Organizacija u skladu sa Pravilnikom o prijavi fonograma i rešavanju spornih i dupliranih fonograma.
Dokazi koji garantuju da je određeno lice proizvođač fonograma ili nosilac prava proizvođača fonograma mogu biti različiti ugovori sa autorima i interpretatorima, ugovori o prenosu prava proizvođača fonograma, fakture ili izvodi iz banaka koji dokazuju finansiranje proizvodnje fonograma od strane podnosioca prijave, kao i svi drugi dokazi koji ukazuju na to da je lice koji podnosi prijavu zaista nosilac prava.
U slučaju da je u pitanju inostrani repertoar, odnosno da je nosilac prava na takvom repertoaru strano lice, podnosilac prijave mora uz prijavu podneti i ovlašćenje za generalno zastupanje ili ekskluzivni ugovor koji mora biti izričito određen u pogledu vremena i teritorije. Takođe, ugovor/ovlašćenje mora biti dostavljeno u originalu ili overenoj fotokopiji, uz prevod takvog overenja od strane ovlašćenog sudskog tumača.
Stručna služba OFPS-a je dužna da prilikom svake prijave koja se podnese OFPS-u, izvrši proveru da li je prethodno podneta prijava za isti fonogram od strane drugog lica. Ukoliko jeste, stručna služba će o tome obavestiti podnosioce prijave, uz ostavljanje roka od 15 dana da nastali spor reše međusobnim dogovorom, kao i da o tome obaveste OFPS. U slučaju da, u propisanom roku, ne dođe do dogovora između strana u sporu, OFPS formira Komisiju za rešavanje spornih i dupliranih fonograma (u daljem tekstu: “Komisija”) i pokreće proceduru za mirno rešavanje sporova.
Organizacija ostavlja mogućnost stranama postizanja dogovora o tome ko je nosilac prava proizvođača fonograma. U slučaju neuspeha u dogovorima OFPS će obavestiti strane u sporu koja od njih je dužna da pokrene sudski postupak radi utvrđivanja prava proizvođača fonograma, u roku od 30 dana i dostavi dokaz o navedenom, u suprotnom će fonogrami biti pripisani strani u sporu koja ih je ranije prijavila. U ovim postupcima stvarno nadležan je Viši sud ukoliko je jedna od strana fizičko lice, dok u sporu u kom su obe strane pravno lice stvarno nadležan Privredni sud.
Pored spornih postoje i duplirani fonogrami – u slučaju da jedan podnosilac prijave izvrši prijavu jednog fonograma dva ili više puta, te isti neće biti registrovani u bazi fonograma Organizacije.
Krajnji rok za prijavu fonograma, da bi lice ostvarilo pravo na učešće u raspodeli sredstava za određenu godinu, jeste 15.03. naredne godine. Na osnovu uredno prijavljenih fonograma i u zavisnosti od njihovog korišćenja, OFPS prikuplja naknadu, te je raspodeljuje nosiocima fonograma srazmerno korišćenju njihovih fonograma od strane trećih lica koja su platila pomenutu naknadu OFPS-u.
U slučaju spora između organizacije i korisnika oko visine naknade, korisnik je dužan da plaća Organizaciji iznos predviđen prethodno važećom tarifom, do pravosnažnog okončanja spora. Ako se sporni iznos odnosi na tarifni stav koji nije postojao u prethodno važećoj tarifi, korisnik je dužan da plaća organizaciji iznos predviđen novom tarifom u poseban fond koji se ne raspodeljuje nosiocima prava, do pravosnažnog okončanja spora.
Plaćanje naknade za javno saopštavanje fonograma je zakonskam a ne ugovorna obaveza. Svako lice koje saopštava muziku dužno je da za to plati naknadu. Eventualni ugovor zaključen sa Organizacijom ne predstavlja pravni osnov plaćanja, već vid evidencije korisnika kojim se regulišu način plaćanja, eventualne benificije za korisnika kao i drugi međusobni odnosi.
Za obaveze korisnika solidarno odgovaraju: lice koje koristi predmet zaštite, vlasnik, držalac i zakupac prostora u kojem je predmet zaštite korišćen, kao i organizator aktivnosti u kojoj je došlo do korišćenja predmeta zaštite.
Dakle, muzika predstavlja vid duhovne tvorevine autora koja, da bi se reprodukovala i umnožavala, neophodno je da se snimi na nosač zvuka (CD, kaseta itd) ili putem interneta učini dostupnom javnosti. Proizvođači fonograma su ti koji svojim sredstvima i u svojoj organizaciji snimaju muziku, a zatim je umnožavaju i čine dostupnom javnosti, kako bismo svi mi mogli da uživamo u pesmama naših omiljenih izvođača.
Kada se koristi nečije pravo svojine, obaveza je da se za to plati određena naknada. Pravo proizvođača fonograma predstavlja jedan vid svojine, i to intelektualne svojine. Za korišćenje tuđe intelektualne svojine potrebno je platiti naknadu.
