Narodna skupština Republike Srbije je 24. januara 2020. godine usvojila Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020), čija je zvanična primena počela u februaru 2021. godine.
Ovim zakonom se definišu obaveze svih stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Stvaraocem arhivske građe i dokumentarnog materijala smatra se svako pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa (dokumentarni materijal koji se trajno čuva, a koji je nastao radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani) i dokumentarni materijal (dokumenti ili zapisi nastali ili primljeni delovanjem i radom subjekata, u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta, bez obzira na formu i format beleženja, kao i propisane evidencije o njemu).
Dakle, tumačenjem ovih zakonskih odredbi dolazimo do zaključka da sva pravna lica treba da prilagode svoje poslovanje shodno Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.
Obaveze pravnih lica, kao stvaralaca arhivske građe i dokumentarnog materijala, ogledaju se u sledećem:
1) donošenje opšteg akta o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
2) utvrđivanje liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja (nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja);
3) donošenje opšteg akta o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom.
Pored navedenih, stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala ima obavezu da obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala; predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim zakonom, evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni material, osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu; vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu, omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala i druge obaveze propisane članom 9. stavom 1. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020).
Na osnovu utvrđene liste kategorija, stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala obavezan je da vodi evidenciju o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca u vidu arhivske knjige. Upis arhivske građe i dokumentarnog materijala u arhivsku knjigu vrši se hronološki, po godinama i klasifikacionim oznakama, po nazivu kategorija dokumentarnog materijala prema važećoj listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
Arhivska knjiga se prema Pravilniku o obrascu arhivske knjige („Službeni glasnik RS“ broj 34/2022) može voditi u papirnom ili elektronskom obliku.
Prepis arhivske knjige se dostavlja najkasnije do 30. aprila tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, s tim da, ukoliko se arhivska knjiga pedaje prvi put od osnivanja, dostavlja se prepis cele arhivske knjige.
Svi stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala u obavezi su da nadležnom arhivu dostave prepise arhivske knjige u predviđenom roku. Kršenjem ove obaveze predviđene su novčane kazne u iznosu od:
– 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice,
– 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu.
